Входящие документы

Модуль позволяет регистрировать входящую корреспонденцию, создавая карточки документов с прикреплёнными файлами, вести единый реестр и автоматически формировать исходящие документы для оперативного ответа.

Реестр входящих документов

Карточка входящего документа

Определение исполнителей (матрица исполнителей)

Функция определения исполнителей позволяет автоматически назначать исполнителей на основе заранее настроенных правил. При нажатии на кнопку система анализирует параметры документа и сопоставляет их с условиями в матрице исполнителей. Таблица «Определение исполнителей» заполняется автоматически в соответствии с заданными критериями из справочника. Это исключает ручной подбор исполнителей и сокращает время обработки документа. 

Рассылка задач на исполнителей

Функция рассылки задач обеспечивает автоматическое создание и отправку поручений назначенным сотрудникам. При нажатии на кнопку система формирует индивидуальные задачи на основе данных из таблицы «Определение исполнителей».

Создание ручных задач

Функция позволяет оперативно создавать задачи для сотрудников непосредственно из карточки документа. Пользователь может выбрать один из двух типов задач: «Резолюция», «Исполнение» или «Ознакомление», в зависимости от требуемого действия. 

Видео-обзор на модуль Входящие документы

Исходящие документы

Модуль обеспечивает регистрацию и учёт исходящей корреспонденции с возможностью создания карточек документов, прикрепления файлов и ведения единого реестра для контроля отправленной документации.

Реестр исходящих документов

Карточка исходящего документа

Создание ручных задач

Функция позволяет оперативно создавать задачи для сотрудников непосредственно из карточки документа. Пользователь может выбрать один из двух типов задач: «Исполнение» или «Отправка», в зависимости от требуемого действия. 

Таблица связанных документов

Создание Исходящего в ответ

Функция позволяет сформировать ответный документ непосредственно из карточки входящего письма. При нажатии на кнопку система автоматически создаёт исходящий документ с предзаполненными полями. Между документами устанавливается связующая ссылка на входящий документ для сохранения истории переписки. Пользователю остаётся лишь дополнить содержание и отправить документ на согласование.

Видео-обзор на модуль Исходящие документы

Договорные документы

Модуль позволяет создавать карточки договорных документов и прикреплять файлы. Увидеть все созданные записи в реестре. Поддерживается создание трёх типов карточек (Договор, ДС и Приложение) с возможностью связать Договор с его подчинёнными документами.

Реестр договорного документа

Карточка договорного документа

Таблица связанных документов

Для договор добавлены типы ссылок для связывания Договора, ДС и Приложения

Маршрут согласования

Модуль позволяет запускать согласование договорных документов по заранее настроенным маршрутам. Пользователь выбирает подходящий маршрут из справочника маршрутов и инициирует процесс согласования. Администратор может гибко настраивать маршруты: удалять этапы, изменять исполнителей (по умолчанию для этапов Согласование и Подписание используются сотрудники из поля Согласующие и Подписанты соответственно)

Вариант 1

Можно создавать маршруты через шаблоны этапов с помощью добавления настроенных этапов.

Вариант 2

Можно создавать маршруты через шаблоны согласования. Где через конструктор маршрутов можно самостоятельно создать маршрут, перетаскивая сотрудников из справочника на рабочую область.

Доверенности

Модуль обеспечивает регистрацию и учёт доверенностей с возможностью создания карточек, прикрепления файлов и ведения единого реестра для контроля сроков действия и быстрого доступа к документам.

Реестр доверенностей

Карточка доверенности

Служебные записки

Модуль обеспечивает регистрацию и учёт служебных записок с возможностью создания карточек, прикрепления файлов и ведения единого реестра для контроля сроков действия и быстрого доступа к документам.

Реестр служебных записок

Карточка служебной записки

Приказы

Модуль обеспечивает регистрацию и учёт приказов с возможностью создания карточек, прикрепления файлов и ведения единого реестра для контроля сроков действия и быстрого доступа к документам.

Реестр приказов

Карточка приказа

Распоряжения

Модуль обеспечивает регистрацию и учёт распоряжений с возможностью создания карточек, прикрепления файлов и ведения единого реестра для контроля сроков действия и быстрого доступа к документам.

Реестр распоряжений

Карточка распоряжения

Протоколы

Модуль позволяет создавать карточки протоколов с прикреплением файлов и вести учёт докладов и решений непосредственно в карточке. Все документы отображаются в едином реестре для удобного поиска и контроля исполнения.

Реестр протоколов

Карточка протокола

Разослать задачи по решениям

Функция позволяет автоматически создавать и рассылать задачи на основе данных из таблицы Решения при нажатии на кнопку Разослать задачи по решениям. Каждая задача формируется индивидуально для исполнителя с указанием требуемых действий и сроков.

Универсальный документ

Для документов, которые не подходят в модули, описанные выше, есть универсальная карточка документа, где тип документа определяется справочником категории, которую вы сами можете настроить

Реестр универсальных документов

Карточка универсального документа

Контрагенты

Справочник позволяет создавать и вести карточки контрагентов с необходимыми реквизитами и контактными данными. Все записи отображаются в едином реестре для быстрого поиска и использования в документах. В нижнем реестре отображаются документы по выбранному контрагенту.

Реестр контрагентов

Карточка контрагента