Входящие документы

Модуль позволяет регистрировать входящую корреспонденцию, создавая карточки документов с прикреплёнными файлами, вести единый реестр и автоматически формировать исходящие документы для оперативного ответа.

Реестр входящих документов

Карточка входящего документа

Определение исполнителей (матрица исполнителей)

Функция определения исполнителей позволяет автоматически назначать исполнителей на основе заранее настроенных правил. При нажатии на кнопку система анализирует параметры документа и сопоставляет их с условиями в матрице исполнителей. Таблица «Определение исполнителей» заполняется автоматически в соответствии с заданными критериями из справочника. Это исключает ручной подбор исполнителей и сокращает время обработки документа. 

Рассылка задач на исполнителей

Функция рассылки задач обеспечивает автоматическое создание и отправку поручений назначенным сотрудникам. При нажатии на кнопку система формирует индивидуальные задачи на основе данных из таблицы «Определение исполнителей».

Создание ручных задач

Функция позволяет оперативно создавать задачи для сотрудников непосредственно из карточки документа. Пользователь может выбрать один из двух типов задач: «Резолюция», «Исполнение» или «Ознакомление», в зависимости от требуемого действия. 

Видео-обзор на модуль Входящие документы

Модуль «Входящие документы» разработан компанией Интрадокс

Исходящие документы

Модуль обеспечивает регистрацию и учёт исходящей корреспонденции с возможностью создания карточек документов, прикрепления файлов и ведения единого реестра для контроля отправленной документации.

Реестр исходящих документов

Карточка исходящего документа

Создание ручных задач

Функция позволяет оперативно создавать задачи для сотрудников непосредственно из карточки документа. Пользователь может выбрать один из двух типов задач: «Исполнение» или «Отправка», в зависимости от требуемого действия. 

Таблица связанных документов

Создание Исходящего в ответ

Функция позволяет сформировать ответный документ непосредственно из карточки входящего письма. При нажатии на кнопку система автоматически создаёт исходящий документ с предзаполненными полями. Между документами устанавливается связующая ссылка на входящий документ для сохранения истории переписки. Пользователю остаётся лишь дополнить содержание и отправить документ на согласование.

Видео-обзор на модуль Исходящие документы

Модуль «Исходящие документы» разработан компанией Интрадокс

Договорные документы

Модуль позволяет создавать карточки договорных документов и прикреплять файлы. Увидеть все созданные записи в реестре. Поддерживается создание трёх типов карточек (Договор, ДС и Приложение) с возможностью связать Договор с его подчинёнными документами.

Реестр договорного документа

Карточка договорного документа

Таблица связанных документов

Для договор добавлены типы ссылок для связывания Договора, ДС и Приложения

Видео-обзор на модуль Договорные документы

Модуль «Договорные документы» разработан компанией Интрадокс

Маршрут согласования

Модуль позволяет запускать согласование договорных документов по заранее настроенным маршрутам. Пользователь выбирает подходящий маршрут из справочника маршрутов и инициирует процесс согласования. Администратор может гибко настраивать маршруты: удалять этапы, изменять исполнителей (по умолчанию для этапов Согласование и Подписание используются сотрудники из поля Согласующие и Подписанты соответственно)

Вариант 1

Можно создавать маршруты через шаблоны этапов с помощью добавления настроенных этапов.

Вариант 2

Можно создавать маршруты через шаблоны согласования. Где через конструктор маршрутов можно самостоятельно создать маршрут, перетаскивая сотрудников из справочника на рабочую область.

Доверенности

Модуль обеспечивает регистрацию и учёт доверенностей с возможностью создания карточек, прикрепления файлов и ведения единого реестра для контроля сроков действия и быстрого доступа к документам.

Реестр доверенностей

Карточка доверенности

Модуль «Доверенности» разработан компанией Интрадокс

Служебные записки

Модуль обеспечивает регистрацию и учёт служебных записок с возможностью создания карточек, прикрепления файлов и ведения единого реестра для контроля сроков действия и быстрого доступа к документам.

Реестр служебных записок

Карточка служебной записки

Модуль «Служебные записки» разработан компанией Интрадокс

Поручения

Модуль обеспечивает регистрацию и учёт поручений с возможностью создания карточек, прикрепления файлов и ведения единого реестра для контроля сроков действия и быстрого доступа к документам.

Реестр поручений

Карточка поручения

Модуль «Поручения» разработан компанией Интрадокс

ОРД/ВНД

Модуль обеспечивает регистрацию и учёт ОРД/ВНД с возможностью создания карточек, прикрепления файлов и ведения единого реестра для контроля сроков действия и быстрого доступа к документам.

Реестр ОРД/ВНД

Карточка ОРД/ВНД

Модуль «ОРД/ВНД» разработан компанией Интрадокс

Протоколы

Модуль позволяет создавать карточки протоколов с прикреплением файлов и вести учёт докладов и решений непосредственно в карточке. Все документы отображаются в едином реестре для удобного поиска и контроля исполнения.

Реестр протоколов

Карточка протокола

Модуль «Протоколы» разработан компанией Интрадокс

Разослать задачи по решениям

Функция позволяет автоматически создавать и рассылать задачи на основе данных из таблицы Решения при нажатии на кнопку Разослать задачи по решениям. Каждая задача формируется индивидуально для исполнителя с указанием требуемых действий и сроков.

Универсальный документ

Для документов, которые не подходят в модули, описанные выше, есть универсальная карточка документа, где тип документа определяется справочником категории, которую вы сами можете настроить

Реестр универсальных документов

Карточка универсального документа

Контрагенты

Справочник позволяет создавать и вести карточки контрагентов с необходимыми реквизитами и контактными данными. Все записи отображаются в едином реестре для быстрого поиска и использования в документах. В нижнем реестре отображаются документы по выбранному контрагенту.

Реестр контрагентов

Карточка контрагента

Документы на оплату (Счета/Заявки на оплату)

Модуль «Документы на оплату» предназначен для согласования и регистрации счетов/заявок на оплату в системе электронного документооборота. Решение обеспечивает единый процесс работы с документом, контроль жизненного цикла и интеграцию с сервисом Контур.Диадок.

Реестр Счетов

Карточка Счета

Заявка на закупку

Модуль позволяет создавать карточки заявок на закупку с прикреплением файлов и согласовывать закупку. Все документы отображаются в едином реестре для удобного поиска и контроля исполнения.

Реестр Заявок на закупку

Карточка Заявки на закупку

Модуль «Заявки на закупку» разработан компанией Интрадокс

Интеграция с ДаДата

Интеграция СЭД TESSA с сервисом ДаДата автоматизирует заполнение карточек контрагентов, сокращает время ввода данных до 10 раз и исключает ошибки ручного ввода. Достаточно ввести название компании, ИНН, ОГРН, адрес или ФИО руководителя — TESSA предложит подходящие организации и автоматически заполнит карточку актуальными сведениями из ДаДата.

Преимущества интеграции

Как это работает

Банковские реквизиты

В карточке контрагента есть таблица с банковскими счетами, где можно добавить новую запись и заполнить информацию о банке из ДаДата.

Видео-обзор на модуль Интеграция с ДаДата

Модуль «Интеграция с ДаДата» разработан компанией Интрадокс

Интеграция с Контур.Диадок

Интеграция СЭД TESSA с сервисом Контур.Диадок автоматизирует обмен юридически значимыми документами с контрагентами. Документы автоматически отправляются и принимаются из Диадок, а их дальнейшая обработка выполняется в TESSA в рамках настроенных бизнес-процессов.

Преимущества интеграции

Отправка документов

После завершения согласования и подписания документа в TESSA система автоматически отправляет его в Контур.Диадок.

Для Договорных документов TESSA ожидает подтверждение подписания со стороны контрагента. После получения положительного статуса маршрут автоматически продолжается, например, переходом к регистрации документа.

Для Счетов после успешной отправки обработка документа завершается в соответствии с настроенным бизнес-процессом.

Получение документов

Входящие Договорные документы и Счета автоматически загружаются из Контур.Диадок в TESSA.

После получения документа система создает карточку, запускает соответствующий бизнес-процесс и передает документ на проверку необходимых реквизитов.

Входящие Договоры после внутреннего согласования и подписания автоматически направляются контрагенту через Диадок на подтверждение. 

Для входящих Счетов запускается маршрут согласования, завершающийся постановкой задачи на оплату.

Печатная форма документа в карточке

Результат

Весь жизненный цикл документа — от получения или создания до завершения обработки — проходит в TESSA, а обмен с контрагентами осуществляется автоматически через Контур.Диадок. Пользователю не требуется вручную переносить документы между системами или контролировать статусы их подписания.

Модуль «Интеграция с Диадок» разработан компанией Интрадокс