TESSA в ВТБ: единая система для управления документами и бизнес-процессами

Один из крупнейших проектов автоматизации документооборота в России. На базе платформы TESSA в ВТБ создано централизованное решение, которое объединяет электронный архив, обработку документов, согласование договоров и платежей, валютный контроль и другие бизнес-процессы банка.

О компании

ВТБ — крупный российский банк с территориально распределенной структурой и большим количеством внутренних и клиентских документов.

Масштаб банковской деятельности сформировал высокие требования к скорости обработки документов, надежности хранения, контролю исполнения и интеграции с другими информационными системами.

Проект автоматизации развивался постепенно: сотрудничество с банком началось в 2009 году с локальной задачи по автоматизации учета хранения бумажных документов в архиве ВТБ24. Первоначально решение использовали около 30 сотрудников архива.

В дальнейшем система стала основой для централизованного управления документами и бизнес-процессами уже объединенного банка ВТБ.

От локальной задачи к единой системе банка

Первоначальной задачей проекта была автоматизация учета хранения бумажных документов. На базе созданной системы был сформирован электронный архив, который стал первым шагом к системной автоматизации процессов хранения и обработки документов.

По мере развития проекта функциональность TESSA расширялась. К архиву добавлялись новые бизнес-процессы, электронные хранилища и специализированные подсистемы.

В результате локальное решение для сотрудников архива превратилось в централизованную платформу, используемую подразделениями банка в различных процессах.

Электронный архив и управление оригиналами​​​​

На базе TESSA автоматизирован полный цикл работы с бумажными документами:

Каждый объект хранения имеет уникальный штрих-код. Для сотрудников архива реализована работа с мобильными терминалами сбора данных, которые помогают контролировать правильность выполнения операций.

После изъятия документа по запросу его электронная копия может быть отсканирована и сохранена в электронном архиве. При последующих запросах повторное изъятие оригинала уже не требуется.

Логистика документов

Отдельная подсистема автоматизирует перемещение документов из точек продаж в центры хранения.

Информация о проданных банковских продуктах поступает из автоматизированной банковской системы. На основании этих данных сотрудники формируют пакеты документов и отправляют их в центр хранения.

После поступления документы принимаются по штрих-кодам, распределяются по соответствующим коробам и размещаются в архивохранилище.

На контрольных точках фиксируются временные показатели, что позволяет отслеживать задержки доставки, возможные потери досье и производительность сотрудников.

Электронные досье физических лиц

Досье юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

Для документов расчетно-кассового обслуживания юридических лиц и индивидуальных предпринимателей создан отдельный электронный архив.

Сотрудники клиентских подразделений принимают и сканируют документы, после чего они автоматически распределяются по типам. Электронные версии документов передаются на централизованную обработку и верификацию.

Распределение документов между исполнителями осуществляется по гибко настраиваемым правилам.

После поступления оригиналов в банк информация о получении фиксируется в системе, а бумажное досье передается на хранение. Электронная версия остается доступной подразделениям банка.

Досье зарплатных проектов, проблемных кредитов и эквайринга

В системе организованы отдельные электронные хранилища для документов по:

Для каждого направления автоматизированы процессы обработки документов и предусмотрены инструменты контроля.

Согласование договоров эквайринга

В TESSA автоматизирован процесс рассмотрения и согласования заявок на заключение договоров эквайринга с торгово-сервисными предприятиями.

Заявки проходят необходимые этапы обработки и согласования в соответствии с настроенным бизнес-процессом.

Валютный контроль

В TESSA автоматизирована обработка документов валютного контроля.

Информация о валютных сделках поступает из учетной банковской системы, а документы по сделкам могут направляться из точек продаж или через систему «Банк-клиент онлайн».

Сканированные документы проходят автоматическую идентификацию с использованием ABBYY FlexiCapture и прикрепляются к соответствующим карточкам в электронном архиве.

После этого документы распределяются между сотрудниками валютного контроля по настраиваемым правилам. Сотрудники могут обработать документы, подтвердить их исполнение или вернуть на доработку.

Акцепт платежных документов и база валютных операций

Для обработки платежных документов реализована интеграция с учетной банковской системой.

Информация о валютных платежах автоматически передается в TESSA, где документы распределяются между сотрудниками валютного контроля для проверки.

На базе полученных данных формируется единая информация о валютных операциях, которая затем передается в АСВКБ — Автоматизированную систему валютного контроля банка.

Согласование хозяйственных договоров

В TESSA создано единое электронное хранилище хозяйственных договоров и автоматизирован их маршрут согласования между подразделениями банка.

Система позволяет организовать последовательную обработку документов и контролировать прохождение договора по всем необходимым этапам.

Решение интегрировано с финансовой системой SAP, что позволяет связать договорные процессы с финансовым учетом.

Согласование распоряжений на оплату

TESSA используется для электронного согласования распоряжений на оплату по хозяйственным договорам.

При этом операции распределены между информационными системами: создание распоряжения и проведение платежа выполняются в SAP, а согласование распоряжения и сопроводительных документов — в TESSA.

Такой подход позволяет объединить системы в единый сквозной процесс без дублирования операций.

Согласование доверенностей

В TESSA автоматизирован процесс согласования доверенностей, определяющих полномочия сотрудников банка.

Также создан электронный архив доверенностей, в котором документы хранятся централизованно и доступны для дальнейшей работы.

Запросы и ответы федеральных органов исполнительной власти

В системе организовано электронное хранение запросов и ответов федеральных органов исполнительной власти, включая ФССП и ФНС.

В TESSA обрабатываются документы, связанные с розыском должников, арестом и снятием ареста, блокировкой и разблокировкой счетов, взысканием денежных средств и другими требованиями государственных органов.

Система позволяет связывать запросы и ответы между собой, контролировать сроки обработки и отслеживать статус исполнения требований.

Интеграции

Решение на базе TESSA встроено в ИТ-схему банка и интегрировано с 20 информационными системами.

В числе интеграций:

Интеграции позволяют автоматически передавать документы и данные между системами и выстраивать сквозные бизнес-процессы.

Итог

Проект прошел путь от автоматизации локальной задачи архива до создания масштабной централизованной системы, охватывающей десятки тысяч пользователей и миллиарды документов.

Сегодня TESSA является технологической основой единого решения по управлению документами и бизнес-процессами ВТБ, объединяя более 24 функциональных блоков и интегрируясь с ключевыми информационными системами банка.

Теги