TESSA для Образовательного Фонда «Талант и успех» (Сириус)
На базе платформы TESSA создана единая система электронного документооборота для Образовательного Фонда «Талант и успех» и его дочерних организаций. Компания ИНТРАДОКС выполняла работы по сопровождению и доработке решения.
Система объединила работу с входящими, исходящими и внутренними документами, организационно-распорядительной документацией, договорами и закупками. Отдельное внимание в проекте уделено автоматизации закупочной деятельности: формирование заявки, выбор поставщика и контроль исполнения договорных обязательств.
Фонд «Талант и успех» — некоммерческая организация, деятельность которой направлена на создание национальной системы поддержки талантливых детей во всех субъектах Российской Федерации
Алексей Иванов
Руководитель проекта
Ключевые цели
Ключевые цели
Перевести работу с документами в единое информационное пространство
Автоматизировать согласование и маршрутизацию документов
Автоматизировать закупочные процессы
Интегрировать TESSA с единой информационной справочной системой Фонда
Результат
Единая система для Фонда и 13 дочерних организаций
Более 1 000 пользователей
Реализован полный цикл закупочной деятельности
Срок: 1 год
Фишки
Полноценный web-клиент (пользователи могут работать с системой через веб-браузер с ноутбуков и других портативных устройств)
Мобильное согласование (руководители и сотрудники могут участвовать в согласовании документов с использованием web-интерфейса и электронной подписи)
Централизованные закупки (весь процесс закупки объединён в одной системе — от заявки и выбора поставщика до проверки его благонадёжности, согласования и контроля условий договора)
Гибкая маршрутизация (маршруты документов настраиваются с учётом их типа, роли пользователя, подразделения и прав доступа)
О компании
Образовательный Фонд «Талант и успех» (Сириус) — некоммерческая организация, деятельность которой направлена на создание национальной системы поддержки талантливых детей во всех субъектах Российской Федерации.
Фонд создан Президентом России в декабре 2014 года. Центральный офис, 13 подразделений и множество контрагентов расположены на всей федеральной территории.
Единый документооборот
До внедрения TESSA документооборот Фонда осуществлялся одновременно в бумажном и электронном виде. Документы, связанные с нормативно-правовыми актами, поручениями и закупочной деятельностью, хранились в разных источниках.
Основной задачей проекта стало объединение этих процессов в единой, удобной и понятной системе. Дополнительным требованием была полноценная web-версия, позволяющая пользователям работать с документами с ноутбуков и других портативных устройств
Проект начался с подготовки методологической базы и описания бизнес-процессов. Затем была выполнена настройка работы с входящими, исходящими и внутренними документами, разработаны маршруты их обработки, а также автоматизирована работа с организационно-распорядительной документацией и договорами.
Автоматизация закупок
Одним из ключевых направлений проекта стал специализированный блок «Закупки».
В TESSA автоматизирован весь цикл закупочной деятельности — от формирования заявки до контроля соблюдения условий заключаемых договоров.
В рамках процесса предусмотрены:
- Формирование заявки на закупку;
- Выбор поставщика;
- Проверка поставщика на благонадёжность;
- Сравнение коммерческих предложений;
- Оформление поручений;
- Подготовка протоколов выбора;
- Согласование документов;
- Контроль условий заключённых договоров.
Таким образом, все основные процедуры закупки объединены в одном информационном пространстве. Участники процесса получают возможность работать с документами и согласованиями в рамках единого маршрута.
Дмитрий Новиков
Заместитель руководителя Фонда «Талант и успех» по цифровизации и проектному развитию
Раздел «Закупки» реализован под запрос Фонда, это сложная функциональная конфигурация, объединившая все необходимые процедуры в одном месте. Благодаря TESSA процесс закупок теперь централизован и полностью прозрачен. Он позволяет получить согласование от представителей различных подразделений, которые работают над схожими или пересекающимися задачами
Гибкая настройка процессов
В TESSA настроены роли пользователей и маршруты движения документов в зависимости от их типа, вида и параметров участников процесса.
Это позволяет формировать сквозные процессы между Фондом и его дочерними организациями и одновременно устанавливать необходимые ограничения для работы с отдельными категориями документов.
Интеграция со справочной системой
ESSA интегрирована с единой информационной справочной системой Фонда посредством API. Это позволяет централизованно вести справочные данные и автоматически передавать их между системами, исключая необходимость дублировать информацию вручную.
Дмитрий Новиков
Заместитель руководителя Фонда «Талант и успех» по цифровизации и проектному развитию
Работа в единой платформе, с одной стороны, помогает настраивать сквозные процессы, а с другой — вводить ограничения для работы с уникальными документами. Это позволяет нам повысить управляемость группы компаний, ускорить процессы реализации, увеличить эффективность деятельности наших сотрудников, сократить трудозатраты
Результаты
1 000+
АКТИВНЫХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
13
ДОЧЕРНИХ ОРГАНИЗАЦИЙ
Web-клиент
ДЛЯ РАБОТЫ С ЛЮБОГО УСТРОЙСТВА
Итог
В результате проект позволил объединить документооборот Фонда и его дочерних организаций в единой системе и отказаться от разрозненной работы с документами.
TESSA стала единым рабочим пространством для управления документами, согласования, договорной работы и закупок, а гибкая настройка маршрутов и интеграция со справочной системой обеспечили возможность адаптировать решение под организационную структуру Фонда.
Команда проекта
Томас Викулин
Руководитель проекта Интрадокс
Алексей Иванов
Технический эксперт Интрадокс
Ангелина Калинина
Аналитик Интрадокс
Иван Ерофеев
Разработчик Интрадокс
Наталья Митягина
Разработчик Интрадокс
Дмитрий Медведев
Директор проектного офиса БЕТСИТИ
Елена Майорова
Ведущий аналитик бизнес-процессов БЕТСИТИ
Теги
СЭД в образовании
Электронный документооборот в образовании
TESSA в образовании
СЭД для некоммерческих организаций
Электронный документооборот для некоммерческих организаций
TESSA для некоммерческих организаций
СЭД в фонде
TESSA в фонде
Электронный документооборот в фонде
Узнать больше о решениях Интрадокс
Покажем платформу в деле на ваших примерах и рассчитаем стоимость. Свяжемся в течение рабочего дня