Электронный документооборот и финансовый архив на базе TESSA для PSA Peugeot Citroën

PSA Peugeot Citroën внедрила платформу TESSA для создания единого электронного хранилища финансовых документов и автоматизации внутренних процессов.

Проект позволил объединить документы, поступающие как в электронном виде, так и на бумаге, в едином архиве, а также перевести в электронный формат согласование договоров, командировок и авансовых отчётов. В результате компания сократила трудозатраты на работу с первичной документацией и ускорила ключевые процессы согласования.

О компании

PSA Peugeot Citroën — международная автомобильная компания, для которой электронный документооборот уже был привычным инструментом взаимодействия с дилерской сетью.

После успешного внедрения ЭДО для обмена первичной документацией с дилерами компания столкнулась с другой задачей: необходимо было создать единую точку доступа к финансовым документам и оптимизировать внутренние процессы, которые по-прежнему выполнялись на бумаге.

Бумажные документы требовали значительных затрат на хранение, их поиск занимал много времени, а часть документов могла теряться. Это стало одной из основных предпосылок для создания централизованного электронного архива.

Как была выбрана система?

Единый электронный архив

Первоначальной задачей проекта стало сокращение затрат на хранение финансового архива. В TESSA было создано единое централизованное хранилище, в котором можно найти финансовые документы независимо от способа их поступления в компанию.

Документы, полученные через систему ЭДО, и документы, поступившие на бумаге и впоследствии отсканированные, стали доступны в одном информационном пространстве. Это также значительно упростило подготовку документов по запросам налоговой инспекции: трудозатраты на предоставление первичной документации удалось сократить на 50%.

Согласование договоров

Одним из направлений автоматизации стало согласование договорных документов. Процесс был переведён из бумажного формата в электронный, что позволило сделать его более прозрачным для участников и сократить время согласования договоров на 20%.

При работе с контрагентами, использующими Диадок, договор может быть заключён полностью в электронном виде. В этом случае бумажная версия документа не создаётся ни на одном этапе процесса.

Командировки и авансовые отчёты

В TESSA автоматизированы процессы согласования командировок и авансовых отчётов. Перевод процессов в электронный формат позволил сократить время их согласования на 50%, а трудозатраты на финансовый учёт командировок и авансовых отчётов — на 15%.

Особенно значимым результатом стал полный отказ от бумажных бланков авансовых отчётов. Теперь документы согласуются исключительно в электронном виде с применением электронной цифровой подписи.

Интеграции

TESSA интегрирована с сертифицированным оператором ЭДО Диадок. Интеграция обеспечивает обмен документами и данными о контрагентах непосредственно из СЭД: пользователи могут подписывать, отправлять и получать подписанные контрагентами документы.

Пакетная передача документов позволяет автоматизировать обмен между учетными системами и СЭД и сократить количество ручных операций.

Интеграции

В рамках проекта организована работа электронного архива в режиме 24×7. Кроме непосредственно хранения документов, предусмотрен сервис для внешних информационных систем, позволяющий получать доступ к документам из СЭД.

Также настроено взаимодействие с SAP, которое на момент публикации кейса работало в полуавтоматическом режиме из-за технических особенностей доработки SAP на стороне компании.

Основа для дальнейшей автоматизации

При выборе платформы компания изначально рассматривала проект не как разовое внедрение, а как основу для дальнейшего развития электронного документооборота.

В планах были автоматизация новых типов документов финансового архива и запуск новых бизнес-процессов. Специалисты PSA Peugeot Citroën также прошли сертифицированное обучение по настройке и разработке решений на платформе TESSA, что создало возможность самостоятельно развивать часть функциональности системы.

Итог

Внедрение TESSA позволило PSA Peugeot Citroën перейти от разрозненного бумажного документооборота к единому электронному пространству для работы с финансовыми документами и внутренними процессами.

Централизованный архив упростил поиск и предоставление документов, а автоматизация договоров, командировок и авансовых отчётов сделала процессы прозрачнее и быстрее.

При этом TESSA стала не конечной точкой проекта, а основой для дальнейшего развития электронного документооборота и автоматизации новых процессов компании.

Теги