Мультиплатформенное web-решение TESSA для ГК «КОРТРОС»
Группа компаний «КОРТРОС» перевела ключевые процессы документооборота и внутреннего управления на единую платформу TESSA. В рамках проекта был создан масштабируемый web-решение, которое объединило делопроизводство, договорную работу, закупки, кадровые и внутренние процессы, а также интеграции с корпоративными системами.
КОРТРОС — один из крупнейших девелоперов России
10 регионов присутсивя
1000+ сотрудников
4,5+ млн м² построено
Томас Викулин
Руководитель проекта
Ключевые цели
Ключевые цели
Создать единое централизованное хранилище документов
Обеспечить полный цикл обработки документов
Обеспечить работу пользователей через web-клиент
Результат
Единое информационное пространство на базе TESSA для всей компании
Автоматизированы бизнес-процессы: делопроизводство, договорная работа, закупки, кадровые процессы
Срок: с 2017 года
Фишки
Матрица правил согласования (более 200 маршрутов и 1200 условий формирования маршрута)
Безбумажное одобрение Советом директоров (электронное голосование, автоматический подсчёт голосов, формирование документов и подписание электронной подписью)
Гибкая настройка бизнес-процессов
Мультиплатформенный web-клиент
О компании
КОРТРОС — диверсифицированная группа компаний федерального уровня, специализирующаяся на управлении сложными проектами в сфере девелопмента. Компания входит в группу «РЕНОВА» и работает на рынке недвижимости более 21 года.
Масштаб и сложная организационная структура компании предполагают большое количество взаимосвязанных бизнес-процессов: от делопроизводства и договорной работы до закупок, кадровых процессов, управления KPI и внутренних сервисов. Именно поэтому для КОРТРОС была важна единая цифровая платформа, способная объединить работу с документами и автоматизацию процессов в рамках единого информационного пространства.
Причины внедрения
На момент старта проекта в ГК «Кортрос» уже была внедрена платформа на базе Lotus Notes, однако функциональность и потенциал развития используемой системы оказались недостаточны для решения задач динамично развивающейся компании. Требовалась быстрая, мощная и масштабируемая платформа с полным набором технологических инструментов для управления документами и бизнес-процессами в масштабах всей компании. После оценки представленных на рынке решений в ГК «Кортрос» остановились на платформе TESSA от российского разработчика компании СИНТЕЛЛЕКТ.
Реализация проекта
Проект развивался поэтапно. На начальном этапе специалисты команды внедрения провели описание существующих бизнес-процессов и подготовили рекомендации по их оптимизации.
Перенос данных из Lotus Notes в TESSA выполнялся постепенно, что позволило обеспечить комфортный переход пользователей на новую систему. По мере реализации функциональных блоков к платформе подключались новые сотрудники.
Со временем TESSA стала использоваться для процессов, охватывающих всех сотрудников компании, включая планирование KPI и подготовку отчетов об их выполнении.
Светлана Сафронова
Руководитель отдела TESSA ГК «Кортрос»
Наша TESSA переросла из обычной системы электронного документооборота в единую платформу по управлению обеспечивающими основную деятельность компании бизнес-процессами. Мы делаем ставку на управление данными от их формирования до конечной точки обработки, рассматривая процесс в целом. У системы большой потенциал, позволяющий реализовывать самые смелые планы по решению бизнес-задачи.
Единая платформа для бизнес-процессов
В рамках проекта на TESSA были автоматизированы:
Делопроизводство:
- Распорядительные документы;
- Внутренние нормативные документы;
- Входящая и исходящая корреспонденция;
- Протоколы;
- Заявки на доставку и получение документов.
Юридические процессы:
- Согласование, подписание и хранение договоров;
- Доверенности;
- Одобрение Советом директоров;
- Создание новых организаций;
- Ведение справочника организаций группы;
- Формирование отчетов о списках участников и аффилированных лиц.
Кадровые процессы:
- Квартальные оценки сотрудников;
- KPI руководителей;
- Командировки;
- Заявки на обучение;
- Заявки на подбор персонала;
- Трудоустройство;
- Адаптация новых сотрудников;
- Обходные листы.
Общие документы:
- Служебные записки;
- Согласование реестра платежей;
- Простое поручение;
- Процесс согласования неформализованного служебного документа;
- Согласование оперативного плана продаж.
Закупки:
- Планирование закупок;
- Отчетность по выполнению плана;
- Инициирование закупок;
- Согласование конкурсной документации;
- Анализ предложений поставщиков.
Внутренние IT-сервисы:
- Заявки в ServiceDesk;
- Заявки на разработку и доработку информационных систем;
- Выделение номера мобильной связи;
- Организация рабочего места;
- Предоставление доступа к информационным ресурсам.
Юридически значимый документооборот:
- Обмен электронными документами с контрагентами через оператора ЭДО.
Риск-менеджмент:
- Подготовка, согласование, утверждение карты рисков.
Отчеты и контроль:
- Отчеты по разным процессам;
- Контроль исполнения поручений.
Архитектура решения
Матрица правил согласования
Результаты
270 000+
ДОКУМЕНТОВ В БАЗЕ
1 000+
ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
200+
МАРШРУТОВ СОГЛАСОВАНИЯ
0,36 сек.
ВРЕМЯ ОТКРЫТИЯ ДОКУМЕНТА
1 200
ПРАВИЛ ОПРЕДЕЛЕНИЯ СОГЛАСУЮЩИХ
10x
УСКОРЕНИЕ ПРОЦЕССА ОДОБРЕНИЯ
Согласование договоров
Для работы с договорами реализована специализированная карточка, включающая:
- Автоматический расчет сумм затрат;
- Синхронизацию справочника валют с ЦБ РФ;
- Интеграцию с финансовой системой для расчета бюджета;
- Загрузку графиков платежей в режиме онлайн.
Лист согласования поддерживает 8 категорий файлов, а для документов доступны печатные формы истории, карточки и листа согласования.
Закупки
Блок «Закупки» включает в себя группу процессов: планирование и отчет о выполнении плана, инициирование закупки, согласование конкурсной документации, анализ предложений поставщиков. Планируется еще ряд работ в следующем году. Блок сложен своим масштабом — для его реализации работала команда экспертов по закупкам из каждого региона.
Итог
В масштабе всей компании ГК «КОРТРОС» получила единое информационное пространство на базе TESSA с универсальным web-клиентом.
Платформа объединила управление документами и широкий спектр бизнес-процессов — от договорной работы и делопроизводства до закупок, кадровых процессов и управления KPI.
Благодаря гибкой системе маршрутизации и возможности самостоятельной настройки бизнес-процессов решение может масштабироваться и тиражироваться на новые процессы без привлечения сторонних разработчиков.
Команда проекта
Томас Викулин
Руководитель проекта Интрадокс
Алексей Иванов
Технический эксперт Интрадокс
Ангелина Калинина
Аналитик Интрадокс
Иван Ерофеев
Разработчик Интрадокс
Наталья Митягина
Разработчик Интрадокс
Дмитрий Медведев
Директор проектного офиса БЕТСИТИ
Елена Майорова
Ведущий аналитик бизнес-процессов БЕТСИТИ
Теги
СЭД в строительной компании
Электронный документооборот в строительной компании
TESSA в строительной компании
СЭД в строительстве
Электронный документооборот в строительстве
TESSA в строительстве
СЭД в девелопменте
Электронный документооборот в девелопменте
TESSA в девелопменте
Узнать больше о решениях Интрадокс
Покажем платформу в деле на ваших примерах и рассчитаем стоимость. Свяжемся в течение рабочего дня