Юридически значимый электронный документооборот для ГК «ДИКСИ»

В ГК «ДИКСИ» на базе платформы TESSA реализован переход от бумажного обмена счетами-фактурами с поставщиками к юридически значимому электронному документообороту.​​​​

Решение автоматизировало обработку входящих и исходящих финансовых документов, их передачу между СЭД и учетными системами, а также работу с электронным архивом. Проект изначально создавался с расчетом на большие объемы — до 1,5 млн документов и 20 млн файлов-вложений в месяц.

О компании

ГК «ДИКСИ» — одна из крупных российских компаний в сфере розничной торговли продуктами питания и товарами повседневного спроса.

На момент реализации проекта группа управляла 2 729 магазинами, включая магазины «ДИКСИ», «Виктория», «Мегамарт» и «Минимарт». Магазины работали в 758 городах и населенных пунктах России. География деятельности охватывала Центральный, Северо-Западный, Приволжский и Уральский федеральные округа, а также Калининградскую область. В 2016 году выручка группы составила 311 млрд рублей.

Такой масштаб бизнеса подразумевал значительный объем финансового документооборота с поставщиками. Поэтому перевод счетов-фактур в электронный формат стал одним из логичных этапов дальнейшей цифровизации процессов компании.

Переход от бумажных счетов-фактур к электронному документообороту

К моменту начала проекта в «ДИКСИ» уже функционировала система электронного документооборота. Однако по мере развития бизнеса СЭД должна была выйти за рамки внутреннего делопроизводства и поддерживать новые процессы, большее количество пользователей и значительно более высокую нагрузку.

Перед компанией встала задача выбрать современную технологическую платформу, способную работать с большими объемами данных и имеющую опыт промышленного использования в крупных организациях.

В качестве платформы для дальнейшего развития была выбрана TESSA.

Обработка входящих финансовых документов

Одним из основных направлений проекта стала автоматизация работы с входящими финансовыми документами.

В TESSA поступают электронные счета-фактуры от поставщиков, включая корректировочные и исправленные документы. После обработки в СЭД необходимые данные передаются в учетные системы «ДИКСИ» для дальнейшей работы.

Обработка уточнений и аннулирования документов

Отдельно автоматизирована работа с уведомлениями об уточнении и запросами на аннулирование документов.

В стандартных ситуациях решение по документу может быть принято автоматически по результатам его обработки в учетной системе. Если возникает нетипичная ситуация, ответственному сотруднику предоставляется возможность самостоятельно принять необходимое решение.

Таким образом, система сочетает автоматическую обработку типовых операций с возможностью ручного контроля исключений.

Исходящие финансовые документы

Для исходящего потока реализована передача финансовых документов из учетных систем в СЭД. После проведения операции в финансовой системе в TESSA может передаваться комплект необходимых документов — как формализованных, так и неформализованных.

Пакетная передача документов позволяет автоматизировать обмен между учетными системами и СЭД и сократить количество ручных операций.

Электронный архив

В рамках проекта организована работа электронного архива в режиме 24×7. Кроме непосредственно хранения документов, предусмотрен сервис для внешних информационных систем, позволяющий получать доступ к документам из СЭД.

Это позволяет использовать архив не только как хранилище, но и как единый источник электронных документов для связанных систем.

Интеграции

Одной из особенностей проекта стала масштабная интеграционная архитектура.

Для реализации бизнес-логики маршрутизации входящего и исходящего потока документов был создан специализированный интеграционный модуль на основе методологических наработок ГК «ДИКСИ».

Решение обеспечивает взаимодействие между:

Таким образом, документы проходят между СЭД и учетными системами в рамках единой логики обработки.

Производительность и отказоустойчивость

Высокие объемы документов стали одним из ключевых требований к архитектуре решения.

В рамках проекта проводились серии нагрузочных тестирований, а интеграционное решение проверялось на отказоустойчивость для различных этапов обработки потоков документов.

Это позволило смоделировать перспективную нагрузку и оценить рабочие характеристики системы до выхода на запланированные объемы.

На момент публикации кейса решение уже работало в промышленном режиме и обрабатывало более 50 000 документов в месяц. При этом архитектура была рассчитана на дальнейший рост до 1,5 млн документов в месяц и порядка 20 млн файлов-вложений.

Итог

В результате ГК «ДИКСИ» получила современную платформу для юридически значимого электронного документооборота с поставщиками и обработки финансовых документов.

TESSA объединила электронный документооборот, учетные системы и архив, автоматизировала обработку входящих и исходящих финансовых документов и обеспечила работу с нетиповыми ситуациями.

При этом решение изначально создавалось с учетом высокой нагрузки и дальнейшего масштабирования, что позволило заложить основу для перевода на электронный формат новых документоориентированных процессов компании. В качестве следующего направления в исходном кейсе обозначена автоматизация обработки УПД и договоров.

Теги