Ставка на TESSA: Внедрение СЭД в букмекере БЕТСИТИ — 100 правил маршрутизации принесли выигрыш в 85% скорости документооборота
Ключевые цели
Ключевые цели
Внедрение платформы TESSA 3.6
Сокращение времени обработки документов
Синхронизация с внутренними сервисами
Результат
Автоматизировали 3 бизнес-блока: Входящие документы, Исходящие документы, Договоры
Выполнены 3 интеграции: Active Directory, парк систем 1C и прочие системы
Срок: 4 года
Фишки
Автоматическая матрица исполнителей
Интеллектуальный дедлайн (срок ответа рассчитывается автоматически на основе данных из справочника видов документов)
Интеграция с 1С, S3 и AD (синхронизация оргструктуры и справочника контрагентов)
Гибкая система маршрутизации договоров
О компании
БЕТСИТИ - один из старейших легальных букмекеров России, работающий с 2003 года. Сегодня это федеральная сеть, объединяющая более 50 пунктов приема ставок и офисов в 25+ городах страны. За два десятилетия компания накопила не только обширную базу лояльных клиентов, но и сформировала сложную, географически распределенную структуру управления.
Масштаб бизнеса потребовал качественно нового уровня внутренних процессов, где скорость и контроль документооборота напрямую влияют на эффективность.
Причины внедрения
Дмитрий Медведев
Директор проектного офиса БЕТСИТИ
Расширение бизнеса поставило перед нами задачу внедрения гибкой и высокопроизводительной системы для управления договорами, входящей и исходящей корреспонденцией, а также позволяющей с помощью BPMN-конструктора автоматизировать рутинные бизнес-процессы.
К выбору платформы и подрядчика мы подошли очень щепетильно, так как заинтересованными лицами внедрения являлись все ключевые сотрудники и цена ошибки внедрения изменений была бы очень высока. TESSA была выбрана как решение, обладающее необходимым балансом гибкости, производительности и зрелого функционала для быстрого старта и глубокой кастомизации, а также отдельно стоит отметить возможности доработки через лоу-код поход с помощью BMPN-конструктора.
Команда ИНТРАДОКС выбрана главным подрядчиком благодаря подтвержденному многолетнему опыту в создании больших решений на TESSA, релевантным бизнес-кейсам, а также высокой вовлеченности на стадии переговоров.
Построение работы: от сложного ТЗ к отлаженному механизму
Проект начался с глубокого погружения в бизнес-логику заказчика. Ключевое внимание на этапе анализа было уделено трем столпам будущей системы:
- матрице определения исполнителей: сконфигурировано свыше 100 правил, автоматически назначающих ответственных за задачи;
- интеграционной шине: настроена непрерывная синхронизация сотрудников, подразделений, контрагентов, банковских счетов и организаций из 1С и Active Directory;
- ролевой модели: спроектировано 12 ролей с дифференцированными уровнями доступа, покрывающими все должностные обязанности.
Разработка велась поэтапно. Каждая функция проходила многоуровневое тестирование: сначала силами команды внедрения, а затем — тщательное приемочное тестирование со стороны различных подразделений БЕТСИТИ. Такой подход позволил исключить сбои при запуске в промышленную эксплуатацию. Проект, длившийся 4 года, стал эталоном эволюционного построения сложной системы без остановки работающего бизнеса.
Результат: Единая система охватывает 3 ключевых бизнес-блока документооборота («Входящие», «Исходящие», «Договоры»), ряд рутинных бизнес-процессов по согласованию тех или иных документов и органично вписана в ИТ-инфраструктуру компании.
Технологические «фишки» проекта
В ходе проекта был создан ряд интересных решений:
- Автоматическая матрица исполнителей. При регистрации входящего документа система, анализируя его вид и подразделение-получателя, сама формирует список исполнителей. Пользователь сохраняет возможность финального контроля и корректировки
- Интеллектуальный дедлайн. Срок ответа рассчитывается автоматически на основе данных из справочника видов документов. При ручном изменении срока или типа его учета (календарные/рабочие дни) система мгновенно пересчитывает дату дедлайна
- Цветовая индикация в реестре. Для мгновенной оценки ситуации просроченные документы подсвечиваются красным, а задачи с истекающим (менее 1 дня) сроком — желтым. Это сводит к нулю риск потери фокуса на критичных задачах
- Полный журнал передачи оригиналов. Отдельная вкладка фиксирует всю историю движения бумажного документа: кому, когда и с какой целью он был передан
- Глубокая интеграция с 1С и AD. Периодическая синхронизация оргструктуры и справочника контрагентов гарантирует актуальность данных. При подписании договора он автоматически отправляется на учет в 1С
- Гибкая схема подписания договоров. На этапе подписания ответственный сотрудник выбирает один из четырех сценариев: бумажное или ЭДО, с приоритетом подписания со стороны компании или контрагента
С какими сложностями столкнулись и как их преодолели
Сложность бизнеса БЕТСИТИ предопределила и технологические вызовы, которые были успешно решены.
Вызов 1: Нестандартная организационная структура
Целый ряд подразделений был преобразован в ходе внедрения, что требовало внедрения изменений прямо в ходе проекта. По итогу получилось сложная управленческая оргструктура с разветвленной филиальной сетью, что требовало уникальной системы прав доступа.
Решение: Была разработана сложная ролевая модель на основе динамических и контекстных ролей. Она обеспечила строгое разграничение доступа.
Вызов 2: Тонкая настройка прав доступа
Права пользователей должны были гибко настраиваться в зависимости от должности: одни видят все документы, другие — только по определенным подразделениям, третьи — только те, где назначены исполнителями они или их коллеги согласно оргструктуре.
Решение: Реализовано свыше 200 правил доступа, завязанных на контекстные и динамические роли. Видимость документов была настроена с учетом иерархии подразделений.
Результаты
на 80%
УСКОРЕНА РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ
на 60%
УСКОРЕНО СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ
3
БИЗНЕС-БЛОКА СОЗДАНО НА ПЛАТФОРМЕ
2
ВНЕДРЕНО ИНТЕГРАЦИЙ
100
СОТРУДНИКОВ РАБОТАЮТ В СИСТЕМЕ
до 0
СНИЖЕНЫ СЛУЧАИ УТЕРИ ДОКУМЕНТОВ
Срок реализации:
4 года - эволюционное развитие системы с постоянным приростом функционала
Описание проекта
Входящие документы
Исходящие документы
Договорные документы
Входящие документы
Модуль стал «ядром» системы, где обрабатываются все поступающие документы: от официальных запросов госорганов до писем от контрагентов.
Ключевые возможности:
- Автоматическое определение исполнителей: кнопка «Определить исполнителей» запускает алгоритм, мгновенно формируя список ответственных для последующего назначения задач
- Непрерывный контроль дедлайнов: система сама определяет дату ответа и визуально подсвечивает риски просрочки.
- Журнал передачи оригиналов: исключает потерю бумажных версий, фиксируя каждый шаг их движения
- Умные уведомления: директора получают сводки о новых важных документах, руководители - о требующих реакции, а курирующие отделы - о завершении процессов
- Гибкая модель доступа: широкий набор ролей тонко настраивает видимость документов для каждой категории сотрудников
Результат: Автоматическое назначение задач, уведомление руководителей ответственных лиц и цветовая индикация полностью исключают просрочки, а журнал передачи - проблемы с отслеживанием движения оригиналов.
Исходящие документы
Блок «Исходящие» обеспечивает управление всем жизненным циклом исходящей корреспонденции: от черновика до присвоения трек-номера службы доставки. Поддерживаются сценарии как создания документа «с нуля», так и как ответа на входящее письмо.
Ключевые возможности модуля:
- Карточка документа: все реквизиты, включая проектный/постоянный номер, данные контрагента и дедлайн, переносимый из связанного входящего
- Табличная часть «Отправляемые документы»: фиксация состава и объема отправления с автоматической подстановкой рекомендуемых сроков и способов доставки из справочников
- Формирование описи: готовая печатная форма в XLSX по данным из табличной части
- Маршруты согласования: поддерживается несколько последовательных стадий (плюс опциональная стадия доп. согласования). На каждой стадии задачи могут идти параллельно. Отклонение на любом этапе возвращает документ на доработку
- Интеграция с Входящими: задача «Подготовка ответа» по Входящему документу автоматически завершается, как только связанный исходящий переходит на этап «Подписание»
Результат: Исходящие документы проходят путь от идеи до отправки за минимальное время. Система сама определяет согласующих, рассчитывает сроки и контролирует финальную отправку, формируя опись и фиксируя трек-номер.
Договорные документы
Модуль охватывает полный жизненный цикл договорных документов от создания и согласования до финального подписания (бумага или ЭДО) и автоматического учета в 1С.
Ключевые возможности модуля:
- Четыре сценария подписания: пользователь выбирает, кто подписывает первым (компания или контрагент) и как (бумага или ЭДО)
- Автоматическая выгрузка в 1С: при переходе на этап «Подписание» TESSA инициирует создание договора в 1С, получая обратно его идентификаторы
- Сквозной контроль подписания (ЭДО): TESSA автоматически получает подписанные файлы из 1С, завершая процесс маркировкой статуса «Подписано»
- Синхронизация TESSA и 1С: обмен построен на защищенной выгрузке XML-файлов в S3-хранилище. Все ошибки логируются, а проблемные объекты автоматически повторяются в следующем цикле обмена
Результат: TESSA и 1С работают как единый механизм. Пользователь не тратит время на двойной ввод данных в учетную систему. Договор создается в 1С автоматически, а подписанный файл (из ЭДО или скан) сам попадает в карточку TESSA.
Дмитрий Медведев
Директор проектного офиса БЕТСИТИ
Мы прошли большой путь длиной в четыре года, результат хороший. Мы сделали процессы прозрачными и управляемыми. Благодаря эволюционному подходу, гибкости платформы и постоянной поддержке коллег из ИНТРАДОКС, внедрение получилось комфортным и с высоким уровнем принятия изменений коллегами. Теперь мы в любой момент видим, у кого находится документ, какой у него статус и не “горит” ли по нему срок. Любые сбои в процессах сразу на поверхности и могут быть быстро устранены.
Интеграция с системами 1С избавила нас от лишней ручной работы. Гибкие инструменты настройки и администрирования системы позволили реализовать именно наши уникальные бизнес-процессы и довольно быстро менять их по мере необходимости.
На данный момент мы продолжаем развивать решение собственными силами, а наиболее сложные задачи нам все также помогает реализовывать команда ИНТРАДОКС.
Елена Майорова
Ведущий аналитик бизнес-процессов БЕТСИТИ
Был выбран подход с поэтапной реализацией и внедрением, так как существовала высокая вероятность непринятия изменений, свойственная большинству устоявшихся компаний - все уже привыкли к тем бизнес-процессам, которые сложились за годы и оставались неизменными.
При первом же аудите процессов документооборота был выявлен ряд системных проблем, решить которые можно было только комплексно. Далее была проведена глубокая работа по моделированию целевых процессов (ToBe), в результате которой была разработана сложная, но управляемая ролевая модель. Она была применена к целому ряду бизнес-процессов, часть из которых для нас успешно разработали коллеги из ИНТРАДОКС, а часть мы довольно быстро смогли реализовывать самостоятельно благодаря гибкости TESSA.
На данный момент благодаря пластичности и масштабируемости TESSA срок реализации и внедрения изменений в базовые бизнес-процессы снижен до нескольких дней, вместо прежних недель и месяцев.
Команда проекта
Томас Викулин
Руководитель проекта Интрадокс
Алексей Иванов
Технический эксперт Интрадокс
Ангелина Калинина
Аналитик Интрадокс
Иван Ерофеев
Разработчик Интрадокс
Наталья Митягина
Разработчик Интрадокс
Дмитрий Медведев
Директор проектного офиса БЕТСИТИ
Елена Майорова
Ведущий аналитик бизнес-процессов БЕТСИТИ
Оставьте заявку на консультацию
Для начала работы нам надо поговорить. Расскажите о ваших задачах,
укажите контакты, и мы свяжемся, чтобы все обсудить
