На протяжении последних нескольких лет мы рассматривали различные решения СЭД, которые позволят нам решить одновременно несколько задач: заменить платформу СЭД, которая морально устарела и не имеет адекватных инструментов по миграции на новую версию, а также сделать еще один шаг в направлении импортозамещения. Из всего многообразия систем СЭД TESSA показалась нам наиболее подходящей в силу интуитивной понятности для пользователей, а также с связи с мультиплатформенностью, удачной архитектурой и перспективой дальнейшей автоматизации процессов документооборота в компании.

Потребность в замене системы возникла как естественный этап развития нашей компании и ее бизнес-процессов. Предыдущая система успешно выполняла свои задачи в течение длительного времени, однако со временем требования бизнеса существенно изменились: выросла сложность маршрутов согласования, повысились ожидания к прозрачности процессов, удобству пользователей, скорости изменений и интеграции с другими корпоративными системами.

Старая система уже не обеспечивала необходимой гибкости для дальнейшего развития. Многие изменения требовали дополнительных доработок, часть операций оставалась ручной, а пользователям хотелось более удобного и современного интерфейса.

Поэтому мы приняли решение перейти на новую систему электронного документооборота. Для нас это было не просто техническое обновление, а шаг к повышению зрелости документооборота и бизнес-процессов. Новая система должна обеспечить более гибкую настройку процессов, удобный и современный интерфейс, прозрачность на всех этапах согласования, лучшую интеграцию с ИТ-ландшафтом компании и возможность масштабирования на будущие задачи.

Изучив рынок, мы выбрали наиболее перспективную на наш взгляд платформу. Выбор пал на систему «TESSA» и компанию интегратора «ИНТРАДОКС».

Необходимость перехода на новую СЭД была связана с тем, что старая система уже не полностью соответствовала требованиям к документообороту компании.

Объем документов рос, процессы согласования становились сложнее, а часть операций приходилось контролировать вручную. Это увеличивало нагрузку на делопроизводство и влияло на скорость обработки документов.

Для нас было важно получить более удобный инструмент для регистрации, согласования, поиска и контроля исполнения документов.

СЭД TESSA позволила сделать нашу работу с документами более понятной, прозрачной и быстрой.

Внедрение платформы TESSA позволило Эверия Лайф не просто сменить систему электронного документооборота, а взглянуть на процессы делопроизводства сквозь призму новых технологических возможностей и добиться большей эффективности сложившихся годами процедур. За 1,5 года команды «Эверия Лайф» и «ИНТРАДОКС» создали комплексное решение, которое охватывает все ключевые направления работы с документами — от входящей корреспонденции до оформления командировок и нормативных актов. Проект стал примером того, как при грамотном выборе платформы и тесном взаимодействии с интегратором можно за разумный срок вывести документооборот крупной страховой компании на принципиально новый уровень.

Проект внедрения системы документооборота стал важным шагом в повышении прозрачности и управляемости внутренних процессов. Для нас было важно не просто автоматизировать работу с документами, а сделать ее удобнее, понятнее и предсказуемее.

Отдельно отмечу команду подрядчика: она проявила себя как полноценный партнер - глубоко погружалась в наши процессы, оперативно реагировала на изменения и помогала находить баланс между нашими пожеланиями, сроками и технической реализуемостью.

Конечно, как и в любом большом проекте были свои сложности. В основном связанные с согласованием требований между подразделениями и адаптацией пользователей к новой логике и системе. Но благодаря совместной работе проектной команды и подрядчика эти вопросы удалось пройти конструктивно.

В результате мы получили не только работающую систему, но и более структурированный процесс документооборота, а также основу для дальнейшей автоматизации и повышения эффективности.